ソリューション紹介
文書管理サービス
⽂書管理とは
⽇々作成・⼊⼿する⽂書や資料、記録等の様々な⽂書類を、作成・⼊⼿から伝達、保管そして廃棄までの「ライフサイクル」を⼀定のルールのもとに⼀元的に管理し、常に有効活⽤できる環境を構築することをいいます。
こんなお悩みございませんか？
法定保存義務のある⽂書以外は保存年限のルールが曖昧なため、廃棄してよい⽂書か否かの判断がつかず保管量が増⼤している
担当者ごとに⽂書が管理され共有化が進んでいないため関連⽂書・資料の参照ができない
ペーパーレス化を進めたいがどう進めて良いか分からない
必要な時にすぐに⽂書や資料が探せない
⽂書の最新版の管理ができておらず、旧版を使ってしまい業務に⽀障が出てしまった
⽂書保管が担当者任せで、担当者がいないと存否さえも分からない
⽂書・資料の散在で、紛失や改ざん、漏えいなどのリスクがある
文書管理システム導入のメリット
文書管理の導入サポート
当社ではお客様の現在の状況を把握し、文書管理でどのような業務、経営改善ができるかを検討しご提案いたします。文書管理システムの構築から、お客様のご要望に合わせたフォーマットへの変換、ペーパーレス化に伴う文書のセキュリティ対策、紙媒体の保管・廃棄までワンストップでサポートいたします。
文書管理をトータル的に活用できる最も効率的な実践プランをご提案いたします。
文書管理の導入ステップ
事前準備
実態調査における、作業手順書、スケジュール、役割を設定いたします。
実態調査
文書管理におけるお客様の課題を解決するために、現在のオフィス環境、文書管理の状況を調査いたします。
文書管理に対する要求事項
アンケート調査やヒアリングを行い、調査内容を集約いたします。
現行システムの評価
実態調査を基に、問題分析を行います。
戦略の明確化
分析結果を基に、改善提案をさせていただきます。
文書管理システムの設計
新しい文書管理システムの設計を行います。（文書作成～廃棄に関する基準ルール見直し/ファイリング方法の改善・集中管理方法の導入/保管～廃棄に関するシステム導入）
文書管理システムの実施
選定された改善案を基に、文書を廃棄、保存、共用文書、集中化文書に仕分けし、新しい基準・ルールに基づいた既存文書の整理を行います。
実施後のレビュー
改善した文書管理システムが有効に機能しているか、定期的な点検を行います。
文書（紙の原本）の取り扱い
改善イメージ
紙と電子の統合管理を行うと、検索の利便性が向上し、業務を効率化できます。
紙から電子に
（紙と電子の統合管理）
関連リンク
文書管理で
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私たちは文書管理・運用の新しい形をご提案いたします。
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