青森レコードマネジメントサービス株式会社

WHAT’S RECORD MANAGEMENT?レコードマネジメントとは?

WHAT’S RECORD MANAGEMENT? レコードマネジメントとは?

文書管理の導入により業務の飛躍的な効率化が図れます。レコードマネジメントは業務効率化を実現するため最も有力な施策であり、文書・記録情報の作成からア-カイブ・廃棄に至るまでのライフサイクル(作成/入手、伝達/処理、保管、保存、廃棄、アーカイブ)を構築します。

レコードマネジメント(=記録情報管理)の概要と文書管理業務効率化の流れ示す図表

ー 文書管理の目的 ー

  • 標準化・ルール化
    (コンサルティング)

    ペ-パレス化などにより業務効率を高め、災害発生時の文書の保護が可能です。効率化が図れる反面、データベース化したファイルの取扱ルールの策定、法令を遵守した文書・記録の整備、情報の共有なども必要になってきます。
    当社では文書管理を行う上での様々な課題解決をサポートします。コンサルティングについて

  • 人材・活用
    (アウトソーシング)

    書類のデータ化と文書管理システムの構築と運用で、事務作業の大幅な減少が見込まれます。システムの構築や運用に関してお客さまのリソースを割いていただく必要はございません。当社のシステムや人材をご活用ください。
    当社では文書管理の仕組みづくりから運用のすべてをワンストップで承ります。アウトソーシングについて

  • ITの有効活用
    (ITシステムの構築)

    ITを活用した文書管理システムの導入により、今欲しい書類を検索してスピーディーに用意出来るようになるでしょう。社外での商談も、インターネットから文書管理システムにアクセスすることでスムーズに書類をピックアップ。テレワークやリモートワークなど「新しい働き方」を強力に推進出来る環境も整います。
    当社ではITシステム運用・研修、セキュリティ対策などを徹底して行うことにより、安全な文書管理を実現いたします。

  • 施設の有効活用
    (ファシリティマネジメント)

    ペーパレス化により書類の保管スペースが必要なくなり、オフィススペースを有効活用出来ますが、法令で保管期間が義務付けられている書類もございます。
    当社では、お客さまの大切な文書を法令遵守の元、厳重に保管するほか、規模によっては専用保管庫を建設するなど柔軟に対応いたします。

PURPOSE 文書管理の導入イメージ

正しい文書管理でビジネスをより効率的に。
テレワークなどの「新しい働き方」を強力に推進出来ます。

当社ではお客さまの業種・経営方針などに合わせ書類の適切な管理、データベース化によるシステム運用まで幅広くサポートいたします。

電子化のメリット

ワークスタイルの変化にともない、紙での保管から電子データでの保管への転換がすすんでいます。一方で、文書がどこにあるのか、ますます見つけにくくなり困っている方も増えています。
データを一元的に管理することで、スピーディーにデータを探すことができるほか、様々なメリットがあるのでご紹介します。

文書(紙の原本)の取り扱い

保管の場合

法令・ガイドラインを徹底的に準拠し当社保管庫にて大切に保管します。
また、ご依頼の規模によっては専用保管庫を建設するなど柔軟な対応を行います。

廃棄の場合

溶解処理などを行うことで確実に廃棄を行い、情報漏洩を防ぎます。

BASIC FLOW 文書管理の導入ステップ

STEP.01事前準備

実態調査における、作業手順書、スケジュール、役割を設定いたします。

STEP.02実態調査

文書管理におけるお客さまの課題を解決するために、現在のオフィス環境、文書管理の状況を調査いたします。

STEP.03文書管理に対する要求事項

アンケート調査やヒアリングを行い、調査内容を集約いたします。

STEP.04現行システムの評価

実態調査を基に、問題分析を行います。

STEP.05戦略の明確化

分析結果を基に、改善提案をさせていただきます。

STEP.06文書管理システムの設計

新しい文書管理システムの設計を行います。
(文書作成〜廃棄に関する基準ルール見直し / ファイリング方法の改善・集中管理方法の導入 / 保管〜廃棄に関するシステム導入)

STEP.07文書管理システムの実施

選定された改善案を基に、文書を廃棄、保存、共用文書、集中化文書に仕分けし、新しい基準・ルールに基づいた既存文書の整理を行います。

STEP.08実施後のレビュー

改善した文書管理システムが有効に機能しているか、定期的な点検を行います。

SUPPORT / PLANNING 文書管理の導入サポート

文書管理をトータル的に活用出来る最も効率的な実践プランをご提案いたします。

当社ではお客さまの現在の状況を把握し文書管理でどのような業務、経営改善が出来るかを検討しご提案いたします。文書管理システムの構築から、お客さまのご要望に合わせたフォーマットへの変換、ペーパレス化に伴う文書のセキュリティ対策、紙媒体の保管・廃棄までワンストップでサポートいたします。

文書管理システム構築支援

  • 文書管理の現状調査 
  • 文書管理基準、ルールの検討
  • 文書管理(減量化・書庫整備・電子化等)
  • 文書管理システム(データベース)構築支援
  • 教育・研修・システムメンテナンス

媒体変換支援

  • 電子化情報を活用したシステムをご提案
  • 長期保存(保管)を目的とした電子データの活用並びに、最適なフォーマットのご提案
  • お客さまのニーズに即した媒体の変換サービス

文書管理のセキュリティ強化支援

  • 物的セキュリティ、技術的セキュリティ、人的セキュリティ対策支援